Mitä yrittäjän kannattaa valmistella ennen verkkosivuprojektia?

1. Valitse sivustolle tärkein tehtävä

Aloita siitä, mitä haluat kävijän tekevän. Pitäisikö hänen pyytää tarjous, soittaa, tutustua palveluun vai löytää liikkeen aukioloajat ja osoite?

Kaiken ei tarvitse olla yhtä tärkeää. Kun päätät, mitä kävijän pitäisi löytää ensin, myös sivun sisältöä on helpompi järjestää.

Remonttiyrityksen asiakas tarvitsee tiedon tarjolla olevista töistä ja toiminta-alueesta ennen tarjouspyyntöä. Kahvilan asiakas saattaa etsiä vain aukioloaikaa ja sisäänkäyntiä. Nämä johtavat erilaisiin sivuihin.

Tavoitteen voi kirjoittaa esimerkiksi näin: ”Haluan, että asiakas löytää palvelumme ja pystyy pyytämään tarjouksen.”

2. Kerro palveluistasi asiakkaan sanoilla

Asiakas ei välttämättä tunne työtäsi tai sen sanastoa. Palvelun nimen lisäksi hän saattaa haluta tietää:

• Mitä palveluun sisältyy ja mitä siihen ei kuulu?
• Kenelle palvelu sopii?
• Millä alueella työskentelet tai onnistuuko palvelu etänä?
• Mistä hinta muodostuu?
• Mitä tapahtuu yhteydenoton jälkeen?

Ota talteen kysymyksiä, joita saat puhelimessa tai viesteissä. Niihin vastaamalla pääsee palvelukuvauksen kirjoittamisessa pitkälle.

Kerro selvästi, mitä tarjoat ja missä. Palvelun tai paikkakunnan nimeä ei tarvitse mahduttaa jokaiseen lauseeseen. Myös Googlen ohje hyödyllisen sisällön tekemiseen (englanniksi) painottaa lukijan auttamista hakusijoitusten tavoittelun sijaan.

3. Kokoa olemassa olevat tekstit ja kuvat

Tee yksi kansio sivuston materiaaleille. Sinne voi kerätä logon, yrityksen esittelyn, palvelukuvaukset, yhteystiedot ja käyttökelpoiset kuvat. Tekstien ei tarvitse olla viimeisteltyjä, kunhan tiedot pitävät paikkansa.

Kuvat kannattaa toimittaa alkuperäisinä tiedostoina, jos ne ovat tallessa. Viestisovelluksesta tallennettu pieni kuva tai kuvakaappaus ei välttämättä riitä isoon kuvanäkymään. Sivuston tekijä voi tehdä alkuperäisestä sopivan kokoisen ja kevyen verkkoversion.

Merkitse myös, mitä kuvissa näkyy ja mihin niitä ajattelit käyttää. Varmista kuvaajan ja tarvittaessa kuvissa näkyvien ihmisten kanssa, että kuvat sopivat julkaistaviksi yrityksesi sivustolla. Jos käytät kuvapankkia, tarkista kuvan käyttöehdot.

Kerro myös, mitä asiakkaan pitäisi kuvasta ymmärtää. Tämä auttaa tekijää kirjoittamaan kuvalle tekstivastineen, jonka esimerkiksi ruudunlukija voi lukea ääneen. W3C:n kuvien saavutettavuusohjeessa (englanniksi) erotetaan tietoa välittävät kuvat koristekuvista: olennaista tietoa sisältävä kuva tarvitsee kuvauksen, pelkän koristekuvan tekstivastine jätetään tyhjäksi.

Merkitse, mitä materiaaleja vielä puuttuu. Sovi tarjouksessa, kuka kirjoittaa tekstit, hankkii kuvat ja mitä työ maksaa.

4. Selvitä verkkotunnuksen ja nykyisten palvelujen tilanne

Jos yrityksellä on jo verkkosivut, ota talteen niiden osoite ja selvitä, mistä verkkotunnus, webhotelli ja sähköposti on hankittu. Ne voivat olla samalla palveluntarjoajalla tai eri paikoissa.

Kerro tekijälle, käytätkö verkkotunnukseen liitettyä sähköpostia. Verkkosivujen uusiminen pitää suunnitella niin, ettei toimiva sähköposti katkea samalla.

Jos tarvitset uuden fi-verkkotunnuksen, Traficomin ohje fi-verkkotunnuksen hankkimiseen kertoo saatavuuden tarkistamisesta ja verkkotunnusvälittäjän kautta tehtävästä rekisteröinnistä.

Sovi, kenen tietoihin verkkotunnus rekisteröidään, kuka maksaa uusimisen ja miten pääset hallitsemaan palveluja. Salasanoja ei tarvita tarjouspyyntöön. Jos tekijä tarvitsee myöhemmin pääsyn palveluun, sopikaa turvallisesta tavasta antaa se.

Jos vanha sivusto uusitaan, ota talteen sen tärkeät osoitteet. Tekijä tarvitsee ne, jotta vanhoista linkeistä voidaan tarvittaessa ohjata oikeille uusille sivuille.

5. Kerro budjetista ja aikataulusta

Kerro, kuinka paljon olet ajatellut käyttää sivustoon. Alustavakin budjetti auttaa tekijää arvioimaan, mitä siihen voisi sisältyä. Jos et vielä osaa arvioida summaa, senkin voi sanoa.

Jos et vielä tiedä, mistä kustannukset syntyvät, lue ensin opas yrityksen verkkosivujen hinnasta. Erota toisistaan sivuston kertaluonteinen toteutus ja myöhemmät kulut, kuten verkkotunnus, palvelintila ja sovittu ylläpito.

Erota välttämättömät asiat myöhemmistä toiveista. Palvelut ja yhteystiedot voidaan esimerkiksi julkaista ensin ja artikkeliosio lisätä myöhemmin.

Kerro myös, liittyykö julkaisupäivä liikkeen avajaisiin, tapahtumaan tai muuhun sovittuun ajankohtaan. Varaa omaan kalenteriisi aikaa materiaalien toimittamiseen ja luonnoksen kommentointiin. Nimeä yksi henkilö, joka kokoaa palautteen ja hyväksyy lopullisen sisällön.

6. Sovi, mitä tapahtuu julkaisun jälkeen

Kuinka usein sivuja pitää muuttaa? Jos ruokalista vaihtuu päivittäin, päivittämisen pitää olla helppoa. Harvoin muuttuvalla palvelusivulla voi riittää, että lähetät korjaukset tekijälle.

Kerro, haluatko päivittää sivuja itse vai lähettää muutokset tekijälle. Sovi samalla varmuuskopioista, tarvittavista teknisistä päivityksistä ja siitä, mistä saat apua ongelmatilanteessa. Kysy, mitkä tehtävät kuuluvat mahdolliseen ylläpitomaksuun ja mitkä laskutetaan erikseen.

Sopikaa myös julkaisun tarkistuksista. Löytyvätkö tärkeät tiedot puhelimella? Saapuuko lomakkeen testiviesti perille? Toimivatko vanhojen osoitteiden ohjaukset? Näistä on hyvä aloittaa.

Valmis muistilista ensimmäiseen yhteydenottoon

Voit kopioida nämä kohdat viestiin ja vastata lyhyesti. Jos jokin asia on vielä auki, kirjoita sekin näkyviin.

1. Yritys ja asiakkaat: Mitä teet, kenelle ja millä alueella?
2. Sivuston tavoite: Mitä kävijän pitäisi löytää tai tehdä?
3. Tarvittava sisältö: Mitkä palvelut ja tiedot pitää saada mukaan heti?
4. Materiaalit: Mitkä tekstit, kuvat ja logot ovat valmiina? Missä tarvitset apua?
5. Nykyinen tilanne: Onko sivusto, verkkotunnus, webhotelli tai yrityssähköposti jo käytössä?
6. Budjetti ja aikataulu: Mikä on alustava budjetti ja toivottu julkaisuaika?
7. Päivitykset: Kuka muuttaa sisältöjä sivuston valmistuttua?

Voit liittää mukaan pari sivustoa, joista pidät. Kerro myös miksi: onko niissä selkeä palvelukuvaus, rauhallinen ulkoasu vai helposti löytyvät yhteystiedot? Näin tekijä ymmärtää, mitä toivot omalta sivultasi.

Lähetä se, mitä sinulla jo on. Avoimet kysymykset voidaan käydä läpi yhdessä.